Помощниками в этом деле сегодня выступают интеллектуальные информационные сервисы самообслуживания, являющиеся частью ИТ-систем организации. С другой стороны, подобные сервисы выполняют еще одну важную роль – повышают вовлеченность персонала и его доверие к работодателю за счет прямого общения сотрудника с информационным ядром организации, содержащим объективные данные.

О возможностях сервисов самообслуживания для HR-отдела, созданных на основе информационно-аналитической системы управления персоналом БОСС-Кадровик, рассказывает генеральный директор компании «БОСС. Кадровые системы» Евгений Кучик.

— Сервисы самообслуживания – что это такое, что они из себя представляют в системе БОСС-Кадровик?

— Отвлекаясь от давно известных утилитарных функций просмотра и редактирования информации о себе и своих подчиненных, этими сервисами становятся любые процессные задачи, вынесенные в «Личный кабинет». Здесь пользователю предоставляется доступ к процессному слою HR-системы в соответствии с его ролью и должностными полномочиями. Для массового пользователя такой способ доступа к кадровой информации реализуется через web-интерфейс.

Ключевое место в «Личном кабинете» системы БОСС-Кадровик занимают, так называемые «Заявочные кампании», в которых реализован универсальный «движок» прохождения любых процессов, связанных с появлением, согласованием и утверждением тех или иных заявок.

Кроме того, в рамках проектов, выполняемых в интересах различных заказчиков, в «Личный кабинет» может встраиваться доступ сотрудников, в рамках именно их служебных обязанностей, к функциям обучения, составления графиков выхода, табелирования, участия в бонусных схемах, премировании и компенсациях, в тестировании и анкетировании, вообще ко всему тому, что нужно конкретному заказчику.

— Что такое Заявочная кампания?

— Заявочная кампания, в нашем случае, – это бизнес-логика прохождения повторяющегося в организации процесса и весь цикл обработки экземпляра этого процесса его участниками: инициация-согласование-корректировка-утверждение-фиксация.

Самые распространенные, типичные для всех организаций HR-процессы, – на поверхности. Это процедуры оформления отпуска, неявки, командировки, служебной поездки, работы в выходные и праздничные дни, компенсации за такую работу. Как раз эти перечисленные типы заявок, уже заложены в тиражной поставке нашего продукта. Любые другие могут наращиваться в процессе внедрения, на стадии эксплуатации и развития системы в любое время по мере необходимости.

Ключевой особенностью в БОСС-Кадровик является интеллектуальная маршрутизация заявок. Кто может инициировать, согласовывать и утверждать конкретную заявку данного типа определяется системой "на лету" на основании правил организации.

В любой компании есть правила, без которых она не может существовать. Они определяют кто может быть инициатором, кто должен для этого инициатора быть согласующим и на каком уровне и с какими полномочиями, кто должен быть утверждающим для этого инициатора. Правила работают не с физическими лицами, а с позициями сотрудников в организационно-штатных, управленческих, проектных, географических структурах, а также с атрибутами этих позиций и/или нужными характеристиками сотрудников: возможно, пол, возраст, компетенции, квалификации, допуски - что угодно. Это и позволяет системе самой определять возможность создания пользователем конкретной заявки и маршрут ее прохождения. В итоге не нужно администрировать конкретных пользователей заявочных кампаний и менять их права в случае каких-либо перестановок лиц или изменений. А можно изменять только правила организации, которые имеют куда меньшую динамику, чем оперативное движение персонала. Естественно, предусмотрена и гибкая процедура делегирования полномочий.

Система берет на себя еще и другие интеллектуальные функции – проверку корректности данных в HR-заявке в соответствии любыми заданными критериями, в т.ч. на соответствие государственным и локальным нормативным актам, а также автоматическую разноску результатов утвержденной заявки сразу по учетным регистрам БОСС-Кадровик.

— Для каких предприятий подходит это решение?

— Сервис целесообразно применять в крупных и средних компаниях, особенно с территориальной распределенностью точек присутствия, с большим количеством мобильного, полевого, удаленного персонала. При этом сервис будет эффективен и на промышленных объектах, где рабочий персонал сконцентрирован в цехах, но имеет возможность пользоваться терминалами общего доступа.

— Еще одна бизнес-модель, набирающая популярность, – общие центры обслуживания, есть ли смысл сочетать эти технологии?

— Модель ОЦО прежде всего предназначена для компаний, в структуру которых входит несколько бизнес-единиц. Чем их больше, тем значительнее эффект масштаба и снижение затрат в этой модели.

БОСС-Кадровик давно обеспечивает на практике функционирование единых центров кадрового обслуживания и единых расчетных центров крупнейших холдингов. Внедрение же процессных сервисов самообслуживания дает здесь кумулятивный эффект –уменьшается трафик документов, идущих по каналам электронного документооборота, исчезает дублированный ввод данных в систему операторами ОЦО.

Это другая модель работы – другая, куда более высокая, эффективность ОЦО!